Tietosuojaseloste

  1. Rekisterinpitäjä
    Helsingin Seudun Monikkoperheet ry
    Yhdistyksen yhteystiedot löytyvät nettisivuilta ja yritysrekisteristä www.ytj.fi
  1. Yhteyshenkilöt rekistereitä koskevissa asioissa
    Yhdistyksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja
  1. Rekisterien nimet
    Jäsenrekisteri, hallitusjäsenrekisteri, perhevalmennusrekisteri  ja tapahtumaosallistujarekisteri, internetsivuston käyttäjärekisteri.
  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
    Yhdistyksen jäsenrekisterin tietoja käytetään tiedotukseen sekä jäsenmaksujen ja tapahtumaosallistumisten laskutukseen. Laskut lähetetään sähköpostitse, mikäli  jäsenrekisterissä on sähköpostiosoite. Lisäksi jäsentietoja käytetään jäsenyyteen kuuluvan Suomen Monikkoperheet ry:n julkaiseman Monikkoperheet-lehden lähetykseen. Hallituksen jäsenien yhteystiedot kerätään, jotta heihin voidaan tarvittaessa olla yhteydessä. Yhteystiedot jaetaan kattojärjestö Suomen Monikkoperheet ry:lle. Tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille.Perhevalmennuksissa kerätään osallistujien sähköpostiosoitteet materiaalipaketin lähettämistä varten. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

    Tapahtumaosallistujarekisteriä kerätään tapahtumittain, jotta tiedetään kuka tapahtumiin on ilmoittautunut. Osassa tapahtumia osallistujalista toimitetaan tapahtuman ulkopuoliselle järjestäjälle. Tästä mainitaan tapahtuman yhteydessä osallistujille.

    Internetsivuston käyttäjärekisteri on kerätty, jotta sivustolla voidaan näyttää rekisteröityneille käyttäjille suunnattua sisältöä.

  2. Rekisterin tietosisältö
    Jäsenrekisteriin kirjataan jäsenen nimi, toisen vanhemman nimi, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Hallituksenjäsenistä kirjataan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä rooli yhdistyksen toiminnassa. Perhevalmennuksen rekisterit sisältävät sähköpostiosoitteen. Tapahtumiin osallistuvilta kerätään osallistuvan jäsenen nimi, puhelinnumero (ei pakollinen) ja sähköpostiosoite (ei pakollinen). Jos lapsia osallistuu, niin kerätään lasten ikä sekä nimet.  Lasten ikä- ja nimikentän täyttö on toistaiseksi pakollista, mutta tämä tullaan muuttamaan. Olympialaiset ovat tällä hetkellä tapahtuma, johon tarvitaan ilmoittautumisvaiheessa lasten nimet ja iät.
  3. Internetsivuston käyttäjärekisteri sisältää käyttäjän jäsennumeron, etu- ja sukunimen sekä sähköpostiosoitteen. Muiden tietojen antaminen on vapaaehtoista ja kenttien tietoja ei käytetä. Käyttäjärekisteristä tullaan poistamaan osoitetiedot sekä lasten tiedot, koska tietoja ei tässä yhteydessä ole tarpeen kerätä ja säilyttää.
  1. Säännön mukaiset tietolähteet
    Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan perheiltä itseltään joko sähköpostitse, internetsivujemme liittymislomakkeeen kautta tai kattojärjestön sivuston www.suomenmonikkoperheet.fi jäseneksi liittymislomakkeen kautta.Hallituksen rekisteriin hallituksen jäsenet antavat tietonsa itse.Perhevalmennuksen rekisteriin osallistujat antavat tietonsa itse.

    Tapahtumiin osallistuvien nimi ja sähköpostiosoite tulee yhdistyksen internetsivujen käyttäjärekisteristä. Muut tiedot annetaan itse.

    Internetsivuston käyttäjärekisteriin jäsenet antavat tietonsa itse.

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
    Jäsenrekisterissä olevista tiedoista luovutamme 4 kertaa vuodessa excel-tiedoston, jossa on perheen jäsennumero sekä postitustiedot (vanhemman nimi ja postiosoite). Tietoja käytetään Suomen Monikkoperheet ry:n Monikkoperheet-lehden postitukseen. Postitus tapahtuu yhteistyössä Suomen Monikkoperheet ry ja lehden painotalon Suomen Uusiokuori Oy:n välillä. Jäsenrekisterin tietoja ei muutoin luovuteta ulkopuolisille tahoille eikä kaupalliseen tarkoitukseen.
  1. Rekisterien sijainti
    Yhdistyksen jäsenrekisteri on Arts&Minds Oyn ylläpitämä Tietotoimisto-jäsenrekisteri, joka toimii pilvipalvelussa. Tiedot sijaitsevat suomalaisella palvelimella. Palveluntarjoajan rekisteriseloste on luettavissa https://www.tietotoimisto.fi/Hallituksen yhteistietorekisteri sijaitsee yhdistyksen Google Drivella.Perhevalmennuksen osallistujarekisteri on yhdistyksen perhevalmennusvastaavan hallussa.

    Tapahtumaosallistujien rekisteri sijaitsee yhdistyksen internetsivustolla, joka sijaitsee Louhi Net Oy;n palvelimella. Rekisteriin on pääsy tapahtumaosallistumisia hallinnoivilla yhdistyksen hallituksen jäsenillä sekä webmasterilla. Pääsy on salasanasuojattu.

    Internetsivuston käyttäjärekisteriin on pääsy sivuston päivittäjillä. Pääsy on salasanasuojattu.

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
    Yhdistyksen tiedostoja jäsenrekisteriä ja perhevalmennusrekisteriä lukuunottamatta säilytetään Google Driven palvelussa.
  1. Rekisterin suojauksen periaatteet
    Jäsenrekisteriä käyttää jäsensihteeri ja jäsenhallinnassa avustavat sekä tapahtumalaskutusta tekevät hallituksen jäsenet. Järjestelmä vaatii sisäänkirjautumisen ja jokaisella käyttäjällä on oma käyttäjätunnus-salasana -yhdistelmänsä.Perhevalmennuksen osallistujarekisteri on paperille kerättävä lista, joka hävitetään asianmukaisesti käytön jälkeen.Tapahtumien osallistujien tiedot säilytetään kalenterivuoden loppuun, jonka jälkeen tapahtumista tallennetaan vain osallistujamäärätiedot tilastointia varten.
  1. Tarkastusoikeus
    Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkistaa jäsenrekisteriin talletetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen jasenasiat@hmp.fi. Tietopyyntöön vastataan kuukauden kuluessa. Pyynnön esittäjän tulee pyydettäessä pystyä vahvistamaan henkilöllisyytensä.
  1. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
    Jäsenellä on oikeus vaatia esim. jäsenrekisterissä olevan virheellisen henkilötiedon korjaamista. Pyyntö tulee esittää sähköpostiosoitteeseen jasenasiat@hmp.fi.
  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
    Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty myös Yhdistyslaissa. (Jäsenluettelo 11§)
  1. Evästeiden käyttö
    Tämä sivusto käyttää evästeitä. Sivusto lähettää selaimelle evästeen – pienen tekstitiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeiden avulla voimme tunnistaa selaimesi ja käyttää näin saamaamme tietoa esimerkiksi sivustollamme vierailevien selaimien laskemiseen sekä sivustomme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan. Ne antavat meille myös mahdollisuuden tarkastella ja seurata käyttäjiemme mielenkiinnon kohteita ja kehittää siten verkkosivujamme. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit välttää evästeet muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.Verkkosivustollamme käytetään Google Analytics -seurantaohjelmaa. Tähän tarkoitukseen Google Analytics käyttää evästeitä, jolloin verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googleen. Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa säilytettävään tietoon. Google Analyticsin evästeiden käytön voi estää lataamalla ja ottamalla käyttöön Google Analytics Opt-out Browser Add-on -vaihtoehdon.